یادگیری نحوه نوشتن ایمیل به انگلیسی، از اوجب‌واجبات است! امروزه ایمیل‌ها به بخش مهمی از زندگی روزمره تبدیل شده‌اند و از آن‌ها برای ارتباط با دوستان و خانواده و برقراری ارتباط با همکاران در محل کار استفاده می‌شود.
در سال 2022، حدود 4.26 میلیارد، کاربرِ ایمیل در سراسر جهان وجود داشت. انتظار می‌رود این تعداد تا سال 2026 به 4.73 میلیارد کاربر برسد؛ درنتیجه، ایمیل‌ها به یک روش واقعاً محبوب برای ارتباط با مردم، به‌ویژه در محل کار تبدیل شده‌اند؛ زیرا به شما اجازه می‌دهند با سایر افراد چه در سطح محلی و چه در سطح بین‌المللی صحبت کنید. بااین‌حال، اگر هنوز در حال یادگیری این زبان جهانی هستید، نوشتن ایمیل‌های خوب به زبان انگلیسی می‌تواند برایتان دشوار باشد؛ اما نگران نباشید؛ چون امروز قصد داریم نحوه نوشتن ایمیل به انگلیسی را با جزئیات کامل بررسی کنیم. با ما همراه باشید.
انواع ایمیل های انگلیسی
پیش‌از اینکه به نحوه نوشتن ایمیل به انگلیسی بپردازیم، باید بدانید که در مجموع دو نوع ایمیل داریم: رسمی و غیررسمی. ما زمانی که می‌خواهیم مؤدب به نظر برسیم یا زمانی که مخاطب خود را به‌خوبی نمی‌شناسیم، یک ایمیل رسمی می‌نویسیم؛ مثلاً بسیاری از ایمیل‌های کاری رسمی هستند.
اما زمانی که می‌خواهیم دوستانه باشیم یا زمانی که خواننده را به‌خوبی می‌شناسیم، ایمیل‌های غیررسمی می‌نویسیم. بسیاری از ایمیل‌های اجتماعی، غیررسمی هستند. در ادامه چند نمونه از پیام‌های رسمی و غیررسمی آورده شده است؛ پس پیش‌از شروع نوشتن یک ایمیل به انگلیسی، ابتدا باید تصمیم بگیرید که می‌خواهید یک ایمیل رسمی بنویسید یا غیررسمی.
| رسمی | دوستانه و غیر رسمی |
| ایمیلی به مشتری | تبریک تولد به همکار |
| یک درخواست شغلی | ایمیل به همکاری که از قضا دوست خوبی هم است |
| ایمیل به مدیرتان | یک دعوت اجتماعی برای یک دوست در محل کار |
| شکایت از یک مغازه | یک ایمیل با پیوند به یک کلیپ خنده‌دار YouTube |
| ایمیلی از یک شرکت به شرکت دیگر | پیامی به یک دوست در یک وب‌سایت شبکه اجتماعی |
اصول اولیه نگارش ایمیل انگلیسی
در مورد نوشتن ایمیل به انگلیسی به‌صورت غیررسمی، اصول خاصی مدنظر نیست. شما می‌توانید مانند پیام‌هایی که در شبکه‌های مجازی می‌دهید، عمل کنید. به‌عنوان مثال، می‌توانید برای شروع و پایان یک ایمیل غیررسمی از عبارات زیر استفاده کنید:
| شروع ایمیل | پایان بندی ایمیل |
| Hi Tim, Hi there Tim, Morning/Afternoon/Evening Tim, Hello again Tim, | Rgds, Cheers, Bye for now, See you soon |
اما برای نوشتن یک ایمیل رسمی به زبان انگلیسی به روش صحیح، توصیه‌های زیر را بخوانید تا از اشتباهات جدی که می‌توانند موفقیت ایمیلتان را به‌خطر بیندازند، اجتناب کنید.
موضوع (Subject)
موضوع یک ایمیل، اولین چیزی است که گیرندگان آن ایمیل می‌بینند و اگر اشتباه یا نامشخص نوشته شده باشد، می‌تواند خواننده را وادار کند که آن را حتی بدون بازکردن حذف کند؛ بنابراین مهم است که یک پیام واضح و دقیق در قسمت Subject به خواننده ایمیل خود بدهید تا محتوا یا دلیل نوشتن ایمیل را در دو یا سه کلمه نشان دهد و بدین‌ترتیب، توجه گیرنده، جلب شود.
سبک (Style)
برخلاف بسیاری از زبان‌های دیگر که به جملات پیچیده و طولانی در زمینه نوشتار رسمی نیاز دارند، انگلیسی بسیار مختصر است و جملات کوتاه و ساختار ساده در آن ترجیح داده می‌شود؛ بنابراین متنتان را به دو یا سه پاراگراف تقسیم کنید تا خواننده به‌سرعت نکات کلیدی آن را ببیند.
فرمول‌های ادبی (Courtesy formulas)
وقتی در حال نوشتن ایمیل به انگلیسی هستید، یادتان باشد که شما تنها از زبان دیگری استفاده نمی‌کنید، بلکه در حال ورود به یک فرهنگ غریبه با عادات متفاوت هستید. آنگلوساکسون‌ها به‌طور کلی به اشکال ادب و ارائه قدردانی در نوشته‌های خود توجه زیادی می‌کنند؛ بنابراین هرگز فراموش نکنید که این موارد را به ایمیل خود اضافه کنید.
بررسی نهایی ایمیل
هرگز بدون خواندن مجدد آنچه نوشته‌اید، ایمیلی به زبان انگلیسی ارسال نکنید. اشتباهات گرامری یا تایپی حتی در زبان فارسی بسیار رایج هستند؛ بنابراین در زبان انگلیسی می‌توانید خیلی راحت‌تر اشتباه کنید.
بررسی مجدد نکات نگارش ایمیل انگلیسی و اصلاح اشتباهات گرامری و املایی، می‌تواند شما را حرفه‌ای و بادقت جلوه دهد. برای این کار می‌توانید به سایت تصحیح گرامر انگلیسی رایگان مراجعه و متن خود را به‌صورت حرفه‌ای و به‌سرعت اصلاح کنید.
امضا
و در پایان، مطمئن شوید که ایمیل‌های خود را به‌گونه‌ای تنظیم کرده‌اید که تمام اطلاعات مهم در مورد شما، از جمله موارد زیر، در آن گنجانده شده باشند:
- نام و نام خانوادگی؛
- عنوان شغلی؛
- جزئیات نسبی در مورد شرکت شما (نام، آدرس و …)؛
- لینک به وب‌سایت شرکت؛
- و….
ساختار و اجزای ایمیل انگلیسی
برای آموزش نوشتن ایمیل انگلیسی باید شما را با ساختار ایمیل‌ها نیز آشنا کنیم. به‌طور کلی یک ایمیل می‌تواند از سه بخش تشکیل شود:
استفاده از اصطلاحات و عبارات رایج در ایمیل‌های انگلیسی برای معرفیِ خود
بسته به نوع رابطه‌ای که با شخصی که برایش ایمیل می‌نویسید، راه‌های مختلفی برای شروع ایمیل وجود دارد؛ اما هر ایمیلی همیشه باید با یک نوع سلام و علیک شروع شود. در مورد ایمیل‌های رسمی که بحث امروز ما هستند، مناسب‌ترین گزینه‌ها عبارت‌اند از:
- Dear Mr/Mrs/Ms (به‌علاوه نام خانوادگی گیرنده، به‌عنوان مثال Mr Black)؛
- Dear Sir/Madam (اگر نام گیرنده را نمی‌دانید) یا به‌طور کلی‌تر: ” To whom it may concern”.
پس‌از سلام نخستین، به یک جمله مقدماتی نیاز دارید که دلیل نوشتنتان را به‌وضوح نشان دهد و با موضوع ایمیل مطابقت داشته باشد. به‌طور مختصر خود را معرفی کنید (متن‌های طولانی اغلب مردم را از خواندن آن‌ها منصرف می‌کنند)، سپس ادامه دهید:
- I am writing with regard to… (email subject)
- I am writing in connection with… (email subject)
- I am writing in reference to…
اگر درحال نوشتن ایمیلی برای ارسال اطلاعات هستید، می‌توانید با یکی از جملات زیر شروع کنید:
- I am writing to let you know…
- I am delighted to tell you… (اگر خبر خوبی را اعلام می‌کنید)
- I regret to inform you that… (اگر خبر بدی را اعلام می‌کنید)
اگر در عوض به ایمیلی که دریافت کرده‌اید، پاسخ می‌دهید، می‌توانید بگویید:
- I am writing in response to …;
- I am writing in reply to …;
- I am writing to thank you for …. (در صورت نیاز به تشکر از گیرنده)
بدنه متن
هیچ فرمول متعارفی برای نوشتن متن یک ایمیل وجود ندارد؛ زیرا متن هر ایمیل با توجه به آنچه شما برای برقراری ارتباط نیاز دارید متفاوت است؛ اما تهیه یک پیش‌نویس اولیه و سپس انجام هرگونه اصلاح متن، می‌تواند مفید باشد.
قوانین کلی نوشتن ایمیل به انگلیسی این است که متن باید به پاراگراف‌های کوتاهی تقسیم شود که در آن‌ها خبری از اختصارات و کلماتِ اختصاری نباشد. برعکس، زمانی که یک ایمیل غیررسمی برای خانواده و دوستان می‌نویسید، می‌توانید تمام این قوانین را به دلخواه خود زیر پا بگذارید.
براساس نوع پیامی که ارسال می‌کنید، روش‌های مختلفی برای نوشتن دعوت‌نامۀ نهایی پیش‌از پایان ایمیل وجود دارد، مانند:
- I look forward to hearing from you soon;
- Thank you in advance;
- For further information, please do not hesitate to contact me;
- Please let me know if you have any questions;
- Thanks for your attention.
نتیجه گیری و جمع‌بندی
رایج‌ترین راه‌ها برای پایان‌دادن به ایمیل عبارت‌اند از:
- Regards;
- Best regards
- Kind regards;
- Yours faithfully.
- (اگر ایمیل را با Dear Sir/Madam شروع کرده‌اید؛ زیرا نام گیرنده را نمی‌دانید)
- Yours sincerely .
- (اگر ایمیل را با Dear Mr/Mrs/Ms + نام خانوادگی شروع کردید)
نمونه ایمیل های انگلیسی با ترجمه
برای یادگیری نحوه نوشتن ایمیل به انگلیسی، چند نمونه ایمیل انگلیسی را با ترجمه فارسی برایتان آورده‌ایم:
| موضوع: کسب اطلاعات اضافی در مورد رنج محصولات شما سارا اسمیت عزیز، من با شما تماس گرفته‌ام تا اطلاعاتی در مورد طیف محصولات شما درخواست کنم. من کاتالوگ آنلاین شما را مشاهده کردم و علاقه‌مندم که بدانم چگونه می‌توانم طیف وسیعی از محصولات شما را در فروشگاه‌های خود داشته باشم. ممنون میشوم اگه چند نمونه و لیست قیمت را به این آدرس ایمیل برام بفرستید. ارادتمند شما، دیوید پیترز | Subject line: Additional information on you product range Dear Sarah Smith, I’m contacting you to request some information on your product range. I viewed your online catalog, and we are interested in learning how we can stock your range of products in our stores. I would appreciate it if you could send me some samples and a price list to this email address. Yours sincerely, David Peters |
| موضوع: با تشکر از شما برای مصاحبه جونا هیمن عزیز،
از اینکه اوایل این هفته وقت گذاشتید و با من مصاحبه کردید، متشکرم. من برخی از اطلاعات اضافی را که در طول جلسه‌مان درخواست کردید، پیوست کرده‌ام. بسیار خوشحال میشوم که به هر سؤالی که ممکن است داشته باشید، پاسخ یا اطلاعات اضافی موردنیاز را ارائه دهم. من مشتاقانه منتظر هستم تا در مورد پیشرفت برنامه خود و مراحل بعدی در این فرایند اطلاعات کسب کنم. ارادتمند شما، مونیکا گلدبرگ | Subject line: Thank you for the interview Dear Jonah Hyman,
Thank you for taking the time to interview me earlier this week. I have attached some additional information that you requested during our meeting. I am more than happy to answer any questions you may have or provide additional information required. I look forward to learning about the progress of my application and the next steps in the process. Yours sincerely, Monica Goldberg |
نکات کلیدی در نوشتن ایمیل انگلیسی
در ادامه 9 قانون نوشتن ایمیل به انگلیسی و نکاتی که همه ایمیل‌نویسان انگلیسی باید آن‌ها را بدانند، آورده شده است:
- یک موضوع حرفه‌ای بنویسید. تاآنجاکه می‌توانید اطلاعات بیشتری در مورد پیام خود در subject line ارائه دهید.
- پیامتان را کوتاه و دقیق نگه دارید و اطلاعاتی را که ضروری نیستند، حذف کنید.
- سعی نکنید خنده‌دار به نظر برسید. جوک در میان دوستان قابل‌قبول است؛ اما شوخ‌طبعی در ایمیل رسمی، جایی ندارد.
- تعداد حروف بزرگی را که استفاده می‌کنید، محدود کنید.
- از علامت تعجب پرهیز کنید. علامت تعجب در رسانه‌های اجتماعی خیلی رایج است؛ اما در ایمیل‌های رسمی و غیررسمی انگلیسی زبان به‌ندرت از آن‌ها استفاده می‌شود.
- وقتی برای فردی از یک فرهنگ متفاوت ایمیل می‌نویسید به تفاوت‌های فرهنگی در پیام‌های خود احترام بگذارید.
- از فونت‌های استاندارد استفاده کنید. به‌هیچ‌وجه از فونت‌های هنری یا گیج‌کننده استفاده نکنید. برای همۀ پیام‌ها از فونت‌های حرفه‌ای استفاده کنید.
- پیام‌های خود را پیش‌از ارسال بررسی کنید (و دوباره بررسی کنید تا مطمئن شوید!).
- فایل‌های بزرگ را در پیوست ارسال نکنید.
اشتباهات رایج در نوشتن ایمیل انگلیسی
زبان انگلیسی توسط قواعد گرامری اداره می‌شود؛ بنابراین در هنگام نوشتن ایمیل به انگلیسی باید از اشتباهات گرامری جلوگیری کنید. البته برای نوشتن ایمیل‌های مؤثر، نیازی به تسلط کامل به زبان انگلیسی ندارید؛ اما باید اصول اولیه گرامر را درک کنید. در ادامه 9 مورد گرامری که بسیاری از افراد در هنگام نوشتن ایمیل به انگلیسی، به‌درستی رعایت نمی‌کنند، آورده شده است:
- همیشه برای نام‌ها از حروف بزرگ استفاده کنید؛
- فرمت ایمیل شما دقیقاً همان چیزی باشد که پیش‌تر گفتیم؛
- جملات را با حرف بزرگ شروع کنید، آن‌ها را با کاما تقسیم کنید و هر جمله را با نقطه پایان دهید؛
- جملات را کوتاه نگه دارید؛
- هر جمله باید فاعل، فعل و مفعول داشته باشد؛
- از شکلک‌ها استفاده نکنید؛
- اگر قرار است لیستی در ایمیلتان وجود داشته باشد، سطر‌های آن را بولت‌گذاری کنید (دقیقاً مثل همین کاری که در این بخش کرده‌ایم)، تا درک اطلاعات برای خوانندگان آسان شود؛
- هنگام استفاده از کلمات اختصاری، آن‌ها را توضیح دهید؛
- هرگز از دشنام یا قسم‌دادن استفاده نکنید.
سخن پایانی
نوشتن ایمیل به انگلیسی کار چندان سختی نیست، فقط کافی است اصول اولیه آن را یاد بگیرید و سپس بارها آن را تمرین کنید. خواندن کتاب زبان انگلیسی هم یکی از راه‌هایی است که شما را با متون انگلیسی بیشتر آشنا می‌کند و شما را در استفاده از قواعد گرامری برای نوشتن یک ایمیل یاری می‌دهد.
